Choisir la bonne tâche à automatiser : une méthode simple pour créer de la valeur
Dernière mise à jour : 11 sept.
Avant de construire un flow, il faut d’abord vérifier qu’il existe réellement un problème intéressant à résoudre.
C’est une étape que l’on néglige facilement.
On découvre Power Automate, on voit les nombreux connecteurs disponibles et l’on cherche immédiatement un projet ambitieux à construire.
Pourtant, la meilleure première automatisation n’est pas forcément la plus impressionnante.
C’est souvent une tâche simple, répétitive, fréquente et suffisamment stable pour être automatisée sans créer de nouveaux problèmes.
Dans cet article, nous allons voir comment identifier ces opportunités à partir de trois dimensions :
la valeur potentielle ;
la faisabilité ;
le risque.
L’objectif n’est pas d’automatiser tout ce qui peut l’être.
L’objectif est de choisir le bon problème avant de choisir le bon outil.
Le piège du projet “waouh”
Imaginez deux projets.
Le premier consiste à automatiser un processus complexe impliquant plusieurs services, plusieurs validations et de nombreuses exceptions.
Le second consiste à automatiser un copier-coller réalisé quinze fois par jour dans un fichier Excel.
Le premier paraît plus ambitieux.
Le second est probablement plus intéressant pour commencer.
Pourquoi ?
Parce qu’il est :
rapide à comprendre ;
simple à tester ;
facile à mesurer ;
visible par les utilisateurs ;
peu risqué à modifier ;
immédiatement utile.
Un projet complexe peut demander plusieurs semaines de travail avant de produire le moindre résultat.
Une tâche simple peut parfois être améliorée en quelques heures.
Ce n’est pas une raison pour éviter les projets ambitieux. C’est une raison pour commencer par une automatisation qui permet d’obtenir rapidement une preuve de valeur.
Une tâche doit d’abord résoudre un vrai problème
Une automatisation n’a de valeur que si elle améliore réellement une situation existante.
Avant de parler de connecteurs ou d’actions, commencez par décrire la tâche actuelle :
qui la réalise ?
à quel moment ?
avec quels outils ?
combien de fois ?
quelles erreurs apparaissent ?
que se passe-t-il si elle n’est pas réalisée ?
Cette description permet parfois de découvrir qu’un problème ne nécessite pas encore Power Automate.
Une règle Outlook, une formule Excel, une meilleure organisation de dossiers ou une modification du processus peuvent être suffisantes.
L’automatisation doit être une réponse au problème, pas une démonstration de l’outil.
Les trois dimensions à évaluer
Pour comparer plusieurs tâches, j’utilise trois dimensions complémentaires.
1. La valeur potentielle
La première question est simple :
Que peut-on réellement gagner en automatisant cette tâche ?
La fréquence
À quelle fréquence la tâche est-elle réalisée ?
plusieurs fois par jour ;
tous les jours ;
chaque semaine ;
une fois par mois ;
exceptionnellement.
Plus une tâche revient souvent, plus le gain potentiel s’accumule.
Une action de cinq minutes répétée plusieurs fois par jour peut représenter davantage de temps sur l’année qu’une tâche d’une heure réalisée une seule fois par mois.
Le temps consommé
Mesurez le temps réellement passé, y compris les étapes souvent oubliées :
ouvrir les fichiers ;
rechercher une information ;
copier les données ;
vérifier le résultat ;
renommer un document ;
prévenir une autre personne.
Une tâche qui semble prendre deux minutes peut représenter plusieurs dizaines d’heures sur une année lorsqu’elle est répétée quotidiennement.
Le risque d’erreur
Que se passe-t-il lorsqu’une erreur est commise ?
aucun impact ;
une nouvelle vérification ;
une perte de temps ;
un retard opérationnel ;
une information envoyée à la mauvaise personne ;
un impact client ou financier.
Le temps gagné n’est pas le seul bénéfice possible.
Une automatisation peut aussi réduire les oublis, fiabiliser un contrôle ou rendre un processus plus traçable.
2. La faisabilité
Une tâche peut être très coûteuse et pourtant être un mauvais premier projet si elle est difficile à automatiser proprement.
Évaluez notamment :
La stabilité du processus
Les étapes sont-elles toujours les mêmes ?
Si le processus change chaque semaine, le flow risque de nécessiter des corrections permanentes.
Avant de l’automatiser, il peut être préférable de clarifier et de stabiliser la méthode de travail.
La clarté des règles
Pouvez-vous expliquer précisément ce que le flow doit faire ?
Une règle comme :
Si le fichier est au format PDF, l’enregistrer dans le dossier prévu.
est relativement simple à traduire.
Une règle comme :
Si le document semble important, l’envoyer à la bonne personne.
demande davantage de définition.
Plus une décision repose sur du jugement humain, plus il faut vérifier si elle peut être formalisée.
L’accès aux données
Les informations nécessaires sont-elles disponibles dans vos outils ?
Sont-elles structurées ?
Les fichiers ont-ils toujours le même format ?
Les données sont-elles accessibles par un connecteur, une API ou une source fiable ?
Une automatisation peut être théoriquement intéressante mais difficile à maintenir si elle dépend d’informations instables ou incomplètes.
La capacité à tester
Pouvez-vous reproduire plusieurs cas de test ?
Un bon candidat doit permettre de vérifier :
le cas normal ;
le cas sans donnée ;
le cas incomplet ;
le cas incorrect ;
le cas exceptionnel.
Sans scénario de test, il est difficile de savoir si le flow est fiable.
3. Le risque
Enfin, il faut mesurer les conséquences d’une mauvaise automatisation.
Une erreur de classement dans un dossier secondaire n’a pas le même impact qu’une erreur dans un processus financier ou client.
Posez-vous notamment ces questions :
le flow peut-il créer des doublons ?
peut-il écraser une donnée existante ?
peut-il envoyer une information confidentielle ?
une personne doit-elle valider le résultat ?
existe-t-il une solution de secours ?
peut-on retrouver ce que le flow a fait ?
Un premier projet doit idéalement avoir une valeur visible et un risque maîtrisable.
Le cas fil rouge
Prenons un exemple simple.
Chaque matin, un responsable reçoit plusieurs emails contenant des documents en pièce jointe.
Il doit ensuite :
télécharger les fichiers ;
vérifier leur format ;
les enregistrer ;
les classer dans les bons dossiers ;
prévenir l’équipe lorsqu’un fichier n’est pas conforme.
Cette tâche semble banale, mais elle présente plusieurs caractéristiques intéressantes :
elle revient fréquemment ;
elle consomme du temps ;
elle suit des règles répétitives ;
elle contient peu de décisions complexes ;
les erreurs sont faciles à identifier ;
le résultat peut être mesuré.
Elle constitue donc un bon candidat pour une première automatisation.
À l’inverse, un processus qui change chaque semaine, dépend d’un jugement difficile à formaliser et comporte de nombreuses exceptions serait probablement moins adapté.
Les meilleurs candidats pour commencer
Certaines familles de tâches reviennent souvent parmi les premiers quick wins.
Les copier-coller entre outils
Excel, ERP, CRM, email et SharePoint sont souvent utilisés en parallèle.
Dès qu’une même information est recopiée régulièrement d’un outil vers un autre, il existe peut-être une possibilité d’automatisation.
Il faut toutefois vérifier que les données sont suffisamment fiables et que les règles de correspondance sont claires.
Les notifications
Prévenir automatiquement la bonne personne au bon moment peut être très utile :
lorsqu’une demande arrive ;
lorsqu’un délai est dépassé ;
lorsqu’un fichier est disponible ;
lorsqu’une validation est nécessaire.
Une notification doit cependant répondre à un besoin précis. Envoyer trop d’alertes peut créer du bruit et réduire l’attention des utilisateurs.
Le classement et l’archivage
Créer des dossiers, déplacer des fichiers, renommer des documents et archiver des informations sont souvent des tâches répétitives.
Elles sont intéressantes lorsque les règles de classement sont stables.
Les consolidations de données
Rassembler automatiquement des informations provenant de plusieurs sources peut produire un gain important :
plusieurs fichiers Excel ;
plusieurs boîtes mail ;
plusieurs formulaires ;
plusieurs dossiers SharePoint.
Ce type de projet demande parfois davantage de préparation, car il faut harmoniser les formats avant de consolider les données.
Les mauvais candidats à l’automatisation
Toutes les tâches ne méritent pas un flow.
Les tâches trop rares
Si une tâche apparaît une fois tous les six mois, l’automatisation n’est généralement pas prioritaire.
Le temps nécessaire pour concevoir, tester et maintenir le flow pourrait dépasser le gain obtenu.
Les processus instables
Si les étapes changent fréquemment, le flow risque de devenir fragile.
Stabilisez d’abord le processus, puis automatisez ce qui reste constant.
Les tâches dominées par le jugement humain
Certaines activités nécessitent une analyse, une négociation ou une décision difficile à formaliser.
Elles peuvent parfois être assistées par un outil, mais pas nécessairement automatisées de bout en bout.
Les tâches dont le résultat est difficile à vérifier
Si vous ne savez pas déterminer si le flow a bien fait son travail, il sera difficile de lui faire confiance.
Un résultat doit être observable, contrôlable et, si nécessaire, corrigeable.
Une grille simple pour comparer vos idées
Pour chaque tâche, attribuez une note de 1 à 5 selon les critères suivants :
Critère | Question |
Fréquence | À quelle fréquence la tâche revient-elle ? |
Temps | Combien de temps consomme-t-elle ? |
Erreurs | Quel est l’impact d’une erreur ? |
Stabilité | Le processus reste-t-il constant ? |
Faisabilité | Les données et les outils sont-ils accessibles ? |
Risque | Que se passe-t-il si le flow se trompe ? |
Les trois premiers critères mesurent principalement la valeur.
Les deux suivants mesurent la facilité de mise en œuvre.
Le dernier permet de ne pas choisir un projet intéressant en apparence mais trop dangereux à automatiser.
Cette grille ne remplace pas l’analyse du processus.
Elle permet simplement de comparer plusieurs opportunités avec les mêmes repères.
Une tâche prioritaire combine généralement :
une valeur potentielle élevée, une faisabilité correcte et un risque maîtrisable.
Les erreurs que j’ai faites
Automatiser un problème mal compris
Il m’est déjà arrivé de commencer à construire un flow avant d’avoir réellement compris le processus.
Le flow fonctionnait techniquement.
Le résultat n’était pourtant pas particulièrement utile.
Depuis, je commence par observer la tâche, les personnes concernées, les outils utilisés et les exceptions rencontrées.
Chercher le projet le plus ambitieux
Je pensais que les projets complexes apportaient forcément le plus de valeur.
Ce n’est pas vrai.
Un quick win bien choisi peut produire un résultat visible beaucoup plus rapidement et faciliter l’adoption de projets plus importants.
Mesurer uniquement le temps gagné
Certaines automatisations font gagner peu de temps mais réduisent fortement les erreurs ou améliorent la traçabilité.
Ces bénéfices doivent également être pris en compte.
Vouloir tout automatiser
L’automatisation n’est pas une fin en soi.
Une tâche peut rester manuelle si elle est rare, si elle demande du jugement ou si son automatisation créerait davantage de risques que de bénéfices.
Le bon objectif n’est pas de supprimer toutes les interventions humaines.
C’est de réserver le temps humain aux activités qui nécessitent réellement une décision.
La méthode que j’utilise aujourd’hui
Avant de créer un flow, je procède en quatre étapes.
1. Décrire la tâche actuelle
Je note les étapes réellement réalisées, les outils utilisés et les personnes impliquées.
2. Mesurer le problème
J’estime la fréquence, le temps consommé et les erreurs rencontrées.
Même une estimation simple est préférable à une impression vague.
3. Vérifier la faisabilité
Je regarde si le processus est stable, si les données sont disponibles et si les règles peuvent être expliquées clairement.
4. Définir un premier périmètre
Je ne cherche pas à automatiser tout le processus immédiatement.
Je sélectionne une première partie :
suffisamment utile pour produire un résultat visible ;
suffisamment simple pour être testée ;
suffisamment limitée pour rester maîtrisable.
Cette première version permet ensuite de décider si le projet mérite d’être étendu.
Comment cette méthode a changé ma façon de travailler
Au début, je cherchais les projets les plus ambitieux.
Aujourd’hui, je cherche les problèmes les plus intéressants à résoudre avec un niveau de risque raisonnable.
La différence est importante.
Un gain de cinq minutes répété chaque jour peut avoir davantage de valeur qu’une automatisation spectaculaire utilisée une fois par trimestre.
Cette méthode m’aide également à mieux expliquer mes choix.
Je ne propose pas une automatisation parce qu’un outil permet de la construire.
Je cherche d’abord à démontrer :
quel problème existe ;
quel gain est attendu ;
quelles limites doivent être prévues ;
comment le résultat sera vérifié.
C’est cette préparation qui permet ensuite de construire un flow plus simple, plus fiable et plus facile à faire accepter.
En résumé
Toutes les tâches ne méritent pas une automatisation.
Il faut évaluer la valeur, la faisabilité et le risque.
La fréquence, le temps consommé et les erreurs permettent d’estimer le gain potentiel.
Un processus instable doit généralement être clarifié avant d’être automatisé.
Les données doivent être accessibles et les règles suffisamment précises.
Un premier projet doit rester limité, testable et mesurable.
La meilleure automatisation est celle qui résout un problème réel avec un risque maîtrisé.
Pour aller plus loin
Les guides et templates proposés sur SupplyChainKingdom suivent la même philosophie : identifier le bon problème, commencer avec un périmètre réaliste et construire une solution que les utilisateurs peuvent réellement adopter.
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