Comment choisir une tâche à automatiser ? La méthode 80/20 pour trouver les meilleurs gains
- Juju Roy
- 2 juil.
- 4 min de lecture
Dernière mise à jour : 16 juil.
Temps de lecture : 6 à 7 minutes
Le piège du projet "waouh"
Imaginez deux projets.
Projet A :
Automatiser entièrement un processus complexe impliquant cinq services, trois validations et plusieurs exceptions.
Projet B :
Automatiser un copier-coller Excel réalisé quinze fois par jour.
Lequel apporte le plus de valeur ?
La plupart des débutants choisissent le projet A.
Avec l'expérience, on apprend souvent à choisir le projet B.
Pourquoi ?
Parce qu'il est simple.
Rapide.
Mesurable.
Et immédiatement utile.
La règle que j'utilise systématiquement
Avant d'automatiser quoi que ce soit, je me pose toujours trois questions.
Fréquence
À quelle fréquence la tâche est-elle réalisée ?
Tous les jours ?
Toutes les semaines ?
Une fois par mois ?
Plus une tâche est fréquente, plus le gain potentiel est important.
Temps consommé
Combien de temps prend réellement cette tâche ?
Deux minutes ?
Trente minutes ?
Deux heures ?
Attention :
Beaucoup de tâches semblent rapides lorsqu'on les observe individuellement.
Mais deviennent énormes lorsqu'on les additionne sur une année.
Risque d'erreur
Que se passe-t-il lorsqu'une erreur est commise ?
Rien ?
Une perte de temps ?
Un impact client ?
Une erreur récurrente est souvent un excellent candidat à l'automatisation.
Le cas fil rouge
Prenons un exemple très simple.
Chaque matin, un responsable reçoit :
plusieurs emails ;
plusieurs pièces jointes ;
plusieurs fichiers Excel.
Il passe ensuite 20 minutes à :
télécharger les fichiers ;
les enregistrer ;
les classer dans les bons dossiers.
Cette tâche ne crée aucune valeur.
Elle est répétitive.
Elle est fréquente.
Elle génère régulièrement des erreurs.
C'est donc un excellent candidat.
Les mauvais candidats à l'automatisation
Toutes les tâches ne méritent pas un flow.
C'est une erreur que j'ai souvent faite au début.
Les tâches rares
Si une tâche apparaît une fois tous les six mois, l'automatiser n'est généralement pas prioritaire.
Les processus instables
Si le processus change chaque semaine, l'automatisation risque de casser en permanence.
Mieux vaut stabiliser le processus avant.
Les exceptions
Certaines activités sont presque toujours différentes.
Elles reposent sur beaucoup de jugement humain.
Ce sont souvent de mauvais candidats.
Les meilleurs candidats
À l'inverse, certaines tâches sont presque toujours rentables.
Les copier-coller
Excel.
ERP.
CRM.
Email.
Ce sont souvent les premiers quick wins.
Les notifications
Informer automatiquement les bonnes personnes au bon moment est généralement très simple à mettre en place.
Les tâches administratives
Classement.
Archivage.
Création de dossiers.
Mise à jour de fichiers.
Ces tâches sont rarement appréciées et très faciles à automatiser.
Les consolidations de données
L'une des utilisations les plus puissantes de Power Automate.
Rassembler automatiquement des données provenant de plusieurs sources peut faire gagner énormément de temps.
Les erreurs que j'ai faites
Automatiser un problème mal compris
Plusieurs fois, j'ai créé un flow avant de comprendre réellement le processus.
Le flow fonctionnait.
Le résultat n'était pas utile.
Chercher le plus gros projet
Je pensais que les projets complexes apportaient forcément le plus de valeur.
Ce n'est pas vrai.
Les quick wins génèrent souvent un meilleur retour sur investissement.
Mesurer le temps mais pas les erreurs
Certaines automatisations font gagner peu de temps mais réduisent énormément les erreurs.
C'est parfois encore plus précieux.
Vouloir tout automatiser
L'automatisation n'est pas une fin en soi.
Certaines tâches sont parfaitement acceptables lorsqu'elles restent manuelles.
Les bonnes pratiques
Avant chaque projet, attribuez une note de 1 à 5 sur :
la fréquence ;
le temps consommé ;
le risque d'erreur.
Additionnez ensuite les scores.
Les tâches avec les meilleurs résultats doivent généralement être étudiées en priorité.
Comment cette méthode a changé ma façon de travailler
Au début de ma carrière, je cherchais les projets les plus ambitieux.
Aujourd'hui, je cherche les projets les plus rentables.
La différence est énorme.
Un gain de cinq minutes répété cent fois par semaine vaut souvent beaucoup plus qu'une automatisation spectaculaire utilisée une fois par trimestre.
Cette approche m'a permis d'obtenir des résultats visibles beaucoup plus rapidement et de convaincre plus facilement les équipes d'adopter l'automatisation.
En résumé
✅ Toutes les tâches ne méritent pas une automatisation.
✅ Fréquence, temps consommé et risque d'erreur sont les trois critères les plus importants.
✅ Les quick wins sont souvent les meilleurs premiers projets.
✅ Un processus instable doit être stabilisé avant d'être automatisé.
✅ La meilleure automatisation est celle qui résout un vrai problème.
FAQ
Quelle est la meilleure première automatisation ?
Une tâche répétitive réalisée plusieurs fois par semaine avec peu d'exceptions.
Faut-il toujours automatiser les tâches les plus longues ?
Non. Une tâche courte mais répétée très fréquemment peut avoir plus d'impact.
Peut-on automatiser un processus qui change souvent ?
Techniquement oui, mais ce n'est généralement pas une bonne idée.
Pour aller plus loin
Ressources disponibles
Les templates et guides proposés sur ce site sont conçus pour aider à identifier rapidement les meilleurs candidats à l'automatisation et éviter de perdre du temps sur des projets à faible valeur ajoutée.
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